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『デジタル書斎の知的活用術』

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デジタル書斎の知的活用術』(杉山知之著/岩波アクティブ新書)を読みました。

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杉山 知之岩波書店 2003-01
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「書斎術」や「手帳術」の類の本は多い。自分も昔はその手の本を相当読み漁ったが、しばらくして飽きてしまい、ぱったり読まなくなった。そんな中、この本を読もうと思ったのは、著者がデジハリ校長の杉山さんだったからだ。

今から1年前に出版された本なので、古くなっている部分は多いかもしれないが、彼がどんな風にデジタル機器を使っているのかに興味を持って読み始めた。

一番参考になったのは最初の章の「ビジネスメールの使い方」かな。決して特別な使い方をしてるわけではない。とはいえ、彼のような多忙を極めている(であろう)人が、どうやって大量のメールを処理しているのかということを知るのは参考になる。

例えば、返信しなくてはいけないメールがある。開封して読んで、すぐに返信をすれば済むことなのだけど、なかなかそうしない。そうすると、後になって「返信し忘れていた…」と真っ青になることもしばしば。そこで杉山さんのやり方。

意識的にすぐ返信しないというのならいいのだけれど、忘れてしまうというのが、いちばん問題だ。そこで、ぼくは、さっと見て返信が必要だと思ったメールは、その場で返信ボタンを押し、一行だけでも打ち込んで、後回しと思ったら、それを下書きとして保存しておく。数日経って忘れていたとしても、時間がある時に下書きが保存されているメールボックスをチェックすれば、ちゃんと続きが打てるということになるからだ。

なるほど。そのまま受信箱に入れてしまっていると、他のメールに埋もれてしまって、つい返信するのを忘れてしまうが、(自分が使ってるBecky!なら)草稿箱に入れておくことで、少なくとも他と一緒ではなくなる。これはいい。

他に参考になったのはCCとBCCの使い方。今までそんなに意識していなかったが、ビジネスマナーにかかわるようなことだ。特にCCの使い方は、ここまで意識していなかったので非常に参考になった。長くなるけど引用しておこう。

社内でCCを使うことを考えてみよう。まず、CCということ自体に主従という概念が含まれている。通常の宛先欄が主であり、CC欄は従だ。(中略)ある問題について、宛先欄に入っている人、そしてCCに入れた人、これは、その問題をあなたがどのように見て理解しているかということを如実に反映するものになる。

受け取ったほうは、宛先欄に自分があるか、CC欄にあるかで、意識の上で大きな違いになる。つまり、送り手は、何を以って宛先とCCを区切ったか、つねに明確な答えを自分で持つべきなのである。議論が起きると予想されるような内容の場合、関係者全員に同じ土俵に乗ってもらうという意味で、全員メインの宛先欄に入れてしまったほうが混乱しないものである。

個人的には、このふたつを知っただけでも、元を取ったと思っている。この後に続くデジタル機器の使いこなしやリスク管理などの話も、なるほどと思う部分が多い。

「知的活用術」というタイトルがついているが、肩肘を張って読むようなものではない。通勤途中などで1時間以内で読み切れてしまうような読みやすさだ。

仕事をしていると、メールの処理だとか、消えてしまったファイルの作り直しだというような、いわゆる「仕事のための仕事」に随分時間を割かれてしまっていることに気がつく。なるべくそういうものに費やす時間を減らして、本質的な仕事に時間を割きたい。本業の仕事だけでなく、自分の趣味的なものも真剣にやりたいなら尚更だ。

そういう「仕事のための仕事」をなるべく減らしたいと思っている人は、得るものがある本かもしれない。

最後に、この本関連のリンクなどをいくつか。

スギヤマスタイル
→今回紹介した本の著者でもある、杉山さんの日記。本の中でも触れられているが、なかなか面白い。

impatica
→本の中で紹介されているソフト。impaticaは、パワーポイントのファイルを圧縮してWebで使えるようにするためのソフトだそうです。サイトにあるデモを見てみると、それがどんなものかがわかります。ちなみに、impatica関連の記事を3つ。

追記
impaticaがらみで追加情報。
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